2023 rapport Åpenhetsloven

Åpenhetsloven

Loven skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmennheten tilgang på informasjon.

Åpenhetsloven er en ny lov som trådte i kraft 1. juli 2022. Den pålegger virksomheter å utføre aktsomhetsvurderinger for å stanse, forebygge og begrense negative konsekvenser på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Bauda konsernet er omfattet av Åpenhetsloven.

Aktsomhetsvurderinger

Et sentralt element i Åpenhetsloven er å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Aktsomhetsvurderinger er en prosess som iverksettes for å identifisere, forebygge, redusere, stanse og dokumentere hvordan vi håndterer eventuell negativ innvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Aktsomhetsvurderingene skal utføres jevnlig, og minst en gang i året. De skal stå i forhold til virksomhetens størrelse og art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Om oss

Bauda AS ble etablert i 1959 og eier i dag 21 Toyota forhandlere og 4 Lexus forhandlere sentralt på Østlandet samt Sørlandet. Forhandlerne er fordelt på syv selskaper: Toyota Asker og Bærum AS, Toyota Buskerud AS, Toyota Hønefoss AS, Toyota Oslo AS, Toyota Romerike AS, Toyota Sør AS og Toyota Østfold AS. Totalt har vi 900 dedikerte medarbeidere som gjør sin beste hver dag for å gi kundene våre den gode servicen de fortjener.

Vi har stort fokus på kundeopplevelser og har en tydelig visjon «Vi vil ha Norges mest fornøyde bilkunder». Gjennom Toyotas globale utviklingsprogram jobber vi målrettet for å utvikle fremtidens medarbeidere og ledere – programmene er basert på våre kjerneverdier: kontinuerlig forbedring og respekt for mennesker. Bauda forhandlerne står i dag for tett opp til av 40 % av det totale Toyota salget og 40 % av det totale Lexus salget i Norge. I 2022 omsatte konsernet for ca. 5 milliarder kroner og solgte over 15 000 biler. Våre kjerneprosesser er salg av bil, verksteddrift, skade / lakk, klargjøring av biler, logistikk og kundeservice. Av våre medarbeidere er 60% produktive (både bil og ettermarked) og 40% administrative. I tillegg har konsernet ca 90 lærlinger i eget opplæringskontor. Inkludert i administrasjon er morselskapet med sine spesialistroller innenfor marked, HR, IT og økonomi.

Arbeidsplassene i Bauda konsernet skal preges av mangfold, og våre medarbeidere skal gjenspeile befolkning generelt. Per mai 2023 hadde konsernet en kvinneandel på 15% fordelt både på produksjon og administrativt inkludert konsernledelse. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Bauda konsernet legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene for sine medarbeidere ved behov. Bauda AS eies 60% av Baumann familien og 40% av Toyota Motor Europe.

Forankring av ansvarlighet

Konsernet ønsker at virksomheten skal drive ansvarlig når det gjelder menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og vi har forankret ansvarlighet i styrende dokumenter og rutiner. Vi jobber i tråd med UN Guiding principles for business and human rights (UNGP), OECD retningslinjer for ansvarlig næringsliv og ILOs kjernekonvensjoner. I løpet av 2023 vil vi sette opp kurs for alle våre medarbeidere i menneskerettigheter- og arbeidstakerrettigheter samt bærekraft gjennom vår interne læringsportal.

Sentrale styrende dokumenter som beskriver hvordan vi fremmer menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår virksomhet og vår verdikjede er;

• HMS politikk
• Personal, HMS og personvern håndbok
• Ansettelsesprosedyrer
• Retningslinjer for forsvarlig forretningsdrift
• Retningslinjer for leverandører
• Etiske retningslinjer
• Egen digital varslingskanal med mulighet for å varsle internt og eksternt inkl kobling til uavhengig advokat

Ansvar for gjennomføringen av arbeidet med Åpenhetsloven fordeler seg slik:

1. Styret v/ styreleder har det øverste ansvaret for å godkjenne styrende dokumenter som omhandler Åpenhetsloven.
2. Konsernsjef har det overordnede ansvaret for at arbeidet med Åpenhetsloven blir gjennomført i konsernet
3. Adm- og økonomidirektør som sitter i konsernledelsen har ansvaret for at alle områder i konsernet etterlever Åpenhetsloven og har ansvar for koordineringen av arbeidet rundt aktsomhetsvurderinger, oppdatering av nettsider som gjelder Åpenhetsloven og menneskerettigheter, og rapportering på loven.

Redegjørelse for åpenhetsloven

Alle medarbeidere i konsernet skal ha gode arbeidsforhold som er i tråd med menneskerettighetene og norske lover. Alle selskap i konsernet er omfattet av norske lover og regler, tariffavtaler, samt har vedtatt en rekke egne retningslinjer som berører temaene menneske- og arbeidstakerrettigheter. Gjennom aktivitets- og redegjørelsesplikten jobber konsern og datterselskaper aktivt med likestilling og mot diskriminering og er en del av vårt arbeid for å reduser risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettighetene.  

Konsernets leverandører og samarbeidspartnere

Bauda konsernet har vurdert risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tilknytning til egen virksomhet, hos våre leverandører og samarbeidspartnere. Samarbeidspartnere defineres i denne sammenheng som alle som leverer varer og tjenester til konsernet uten å være en del av leverandørkjeden. I våre risikovurderinger har konsernet fokusert på de områdene vi mener vi kan utgjøre en reell forskjell. Vi har valgt å definere alle våre leverandører og samarbeidspartnere i disse 5 risikokategorier:

• Importør
• Forhandler
• Eiendom
• Konsern
• Annet

Innenfor de forskjellige kategoriene har vi kategorisert pr bransje. I henhold til vår risikovurdering har vi avdekket at vi har størst risiko knyttet til brudd på menneskerettigheter i bransjene renhold, transport og ekstern klargjøring. Akkurat som alle medarbeidere i konsernet skal ha gode arbeidsforhold i tråd med menneskerettighetene og norske lover, forventer vi det samme hos våre leverandører og forretningspartnere.

Felles for våre leverandører er at de er norske selskaper i Norge og vi har foretatt aktsomhetsvurderinger av alle våre leverandører og deres underleverandører. Vi har kartlagt og risikovurdert om det finnes faktiske og mulige risikoer for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeden eller forretningspartnere. Vi har sendt ut spørreskjema til våre leverandører innenfor bransjene renhold, transport og ekstern klargjøring.

Vi har påbegynt gjennomgang alle inngåtte avtaler for å se på vår evne til å påvirke, og leverandørenes påvirkning på vår drift. Leverandørene er vurdert for risiko for brudd på menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og korrupsjon. Leverandørene har enten tilgjengeliggjort informasjon på sine nettsider, eller besvart spørsmål direkte fra oss via utsendt kartleggingsskjema. Vi har sortert leverandørene etter risikokategorier og risikoområder. Basert på vår risikovurdering har vi valgt å sende ut kartleggingsskjema til følgende bransjer:

• Renhold
• Kosmetisk klargjøring / dekkhotell / bilutleie
• Transport

Vi har per i dag ikke identifisert noen brudd på menneskerettighetene i vår kontrollerte verdikjede inkludert underleverandører.

I de bransjene vi ser det kan være en forhøyet risiko, vil vi vurdere om leverandørene skal signere en egenerklæring der de bekrefter og avkrefter noen forhold rundt menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og korrupsjon. Dette vil bli vurdert basert på tilbakemeldingene fra leverandørene.

Konklusjon

Vi har pr juni 2023 mottatt for få svar til å kunne jobbe videre med tiltak og kommer til å følge opp de som ikke har svart og de som har mangelfulle svar. Det er avdekket lav risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter internt i konsernet. Vi er underlagt lover- og tariffavtaler og oppdaterte rutiner for håndtering av varsler er på plass i vårt elektroniske varslingssystem dersom brudd likevel skulle oppstå.

Vi oppfatter at vi også har lav risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom leverandørkjeden. Vi er fortsatt i en tidlig fase i kartleggingen, men har hittil ikke avdekket brudd. Vi har identifisert noen leverandører vi mener har en bransjerisiko, men avventer svar fra disse.

Tiltak fremover

Bauda konsernet skal jobbe med leverandørene på fire områder fremover:

1. Virksomheter vi har en avtale med i dag som oppgir mangelfull informasjon, eller ikke har besvart våre spørsmål, om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
2. Virksomheter vi har en avtale med i dag som opererer i en bransje vi ser mulig kan være utsatt for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
3. Nye virksomheter vi vurderer/ønsker å inngå en avtale med
4. Vi vil jobbe med Toyota Norge som importør for å få kontroll på hele leverandørkjeden bakover mot fabrikk

Vi skal bygge kunnskap gjennom opplæring og dialog med våre leverandører slik at vi øker oppmerksomheten og bevisstheten rundt menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette for at leverandører og samarbeidspartnere skal forstå hvorfor dette temaet er så viktig for oss, hvilke krav vi stiller og hvilke forventninger vi har til våre leverandører samt at vi ønsker dialog om forbedring. Viktigheten av dette er allerede lagt til grunn av FN, ILO, OECD og norske myndigheter.

Vi venter fortsatt på svar fra flere av disse, men vi ønsker å følge dem opp tettere fordi de driver virksomhet i en bransje som kan være utsatt for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter.

Ved inngåelse av avtaler med nye leverandører vil vi foreta en aktsomhetsvurdering før avtaleinngåelse, og sette krav i samsvar med våre retningslinjer for forsvarlig forretningsadferd og retningslinjer for leverandører. 

Fremover vil vi kreve at samtlige leverandører kan dokumentere hvordan de jobber med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Kontakt

Har du spørsmål knyttet til vårt arbeid for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som du ikke finner svar på i dokumentene over, kan du ta kontakt med oss via kontaktskjema og merke med «åpenhetsloven».

Henvendelsen din vil ble besvart i henhold til gjeldende frister, senest innen 3 uker.

Ansvarlig leverandørkjede – åpenhetsloven

Bauda arbeider kontinuerlig for å ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter i hele vår verdikjede. Vi er opptatt av å levere produkter vi kan være stolte av, som holder høy standard og som er laget under gode arbeidsforhold, der både menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø er ivaretatt.

Våre Retningslinjer for forsvarlig forretningsadferd og retningslinjer for leverandører beskriver hvilke krav vi stiller til oss selv, våre leverandører og forretningspartnere.

For Bauda er det viktig at hele verdikjeden etterlever våre retningslinjer til leverandører. Vi har et tett samarbeid med vår største leverandør, Toyota Norge, som utfører egne risikovurderinger og undersøkelser av sine leverandører.

Aktsomhetsvurderinger er sentralt i Bauda konsernets arbeid for å ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter. Vi gjennomfører aktsomhetsvurderinger for å identifisere, forebygge og redusere risikoen for menneskerettighetsbrudd og dårlige arbeidsforhold i vår virksomhet og leverandørkjede.

I vår årlige rapport om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold redegjør vi for våre aktsomhetsvurderinger, risikoer vi har avdekket i vår virksomhet og leverandørkjede, og eventuelle tiltak som er iverksatt. Hvis du har spørsmål knyttet til hvordan Bauda konsernet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og hos leverandører og forretningspartnere, bruk kontaktskjemaet vårt.

Spørsmål og svar

Hvordan er det daglige ansvaret for menneskerettighetsarbeid organisert i virksomheten?

I våre retningslinjer for ansvarlig forretningsadferd redegjør vi for vårt arbeid knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i Bauda konsernet. Vi har systemer for oppfølging som inkluderer interne retningslinjer og instrukser som redegjør nærmere for hvem i organisasjonen som har hovedansvaret for hvilke oppgaver. Du kan finne mer informasjon om vårt menneskerettighetsarbeid i vår retningslinjer for ansvarlig forretningsadferd.

Har Bauda retningslinjer for sine leverandører?

Bauda har blant annet retningslinjer for sine leverandører som stiller krav knyttet til respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Retningslinjene gjelder for våre eksisterende og nye leverandører og forretningspartnere. Vi arbeider med å innarbeide retningslinjene som en del av kontrakten med nye og eksisterende leverandører.

Vår største samarbeidsparter og leverandør, Toyota Norge AS, har utarbeidet en «Supplier Code of Conduct» (retningslinjer for leverandører) der ansvaret ligger hos Toyota Norge for oppfølging.

Hvem er Bauda konsernets viktigste leverandører med hensyn til åpenhetsloven?

Bauda kjøper inn biler, deler og tilbehør samt kjemikalier fra Toyota Norge AS.  

I konsernet har vi definert 5 risikokategorier;

1. Importør
2. Forhandler
3. Eiendom
4. Konsern
5. Annet

Innenfor de forskjellige kategoriene har vi kategorisert pr bransje i vår risikovurdering.

Hvordan jobber Bauda for å forsikre at leverandører og underleverandører beskytter arbeidstakerrettigheter?

Bauda har utarbeidet retningslinjer for sine leverandører. Disse gjelder for våre leverandører og forretningspartnere. Vi arbeider også med å innta retningslinjene som en del av kontrakten med nye og eksisterende leverandører. Våre retningslinjer stiller strenge krav til våre leverandører om å beskytte arbeidstakerrettighetene til sine medarbeidere. Våre leverandører oppfordres sterkt til å kreve det samme fra sine underleverandører. Vi jobber for stadig forbedring gjennom samarbeid med våre leverandører.

I tillegg til dette gjennomfører Bauda konsernet risikovurderinger i leverandørkjeden og hos forretningspartnere for å avdekke risiko for brudd på regler om anstendige arbeidsforhold og andre grunnleggende menneskerettigheter. Vi foretar disse undersøkelsene så grundig og effektivt som mulig, med de ressursene vi har tilgjengelig. Vi vil videre gjennomføre løpende aktsomhetsvurderinger. Ettersom vi har mange leverandører og underleverandører, er vi nødt til å prioritere de leverandørkjedene og forretningspartnerne der vi ser at det er størst risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Vi har derfor ikke full oversikt over alle tenkelige forhold i våre leverandørkjeder. Dersom det avdekkes slike brudd, vil konsernet iverksette passende tiltak og følge opp at tiltakene faktisk er effektive.

Hvordan vet Bauda at innsatsen og tiltakene som iverksettes for å redusere og forhindre negative konsekvenser faktisk er effektive?

Våre retningslinjer for ansvarlig forretningsadferd redegjør for vårt arbeid knyttet til menneskerettigheter i konsernet. Vi foretar løpende vurderinger og undersøkelser av om vårt arbeid for menneskerettigheter faktisk reduserer og forhindrer negative konsekvenser. Når det gjelder vårt preventive arbeid, så tar vi sikte på fortløpende undersøkelser av at leverandører og forretningspartnere oppfyller kravene som stilles i våre retningslinjer for leverandører. Våre undersøkelser er imidlertid gjort ut fra en risikobasert tilnærming, og det er ikke mulig å følge opp alle våre leverandører og forretningspartnere samtidig. Vi foretar grundige vurderinger av hvor vi anser risikoen for å være størst, og prioriterer disse områdene for nærmere undersøkelser. Vi undersøker også at tiltakene som er iverksatt internt i Bauda konsernet er effektive.

Dersom det blir avdekket negative konsekvenser i form av menneskerettighetsbrudd eller dårlige arbeidsforhold i Bauda konsernet eller leverandørkjeden, skal det iverksettes passende tiltak. Disse tiltakene skal følges opp gjennom undersøkelser, spørreskjemaer og våre varslingskanaler.

Hva er Baudas viktigste fokus knyttet til åpenhet rundt menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold?

Bauda har jobbet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i en lang periode. På konsernnivå har denne prosessen vært systematisert og formalisert over lang tid. I lys av åpenhetsloven formaliserer nå Bauda konsernet også prosessene fortløpende i tråd med OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct.

Ekskluderer Bauda alle leverandører og forretningspartnere som unnlater å ivareta arbeidstakerrettighetene?

Når Bauda skal vurdere hva som utgjør egnede tiltak ved brudd på arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden, vil rettighetshaverens interesser stå i fokus. Vi vil vurdere hva som er det mest effektive utbedringstiltaket for den som er utsatt for menneskerettighetsbrudd, eller dårlige arbeidsforhold. Ekskludering av leverandører kan i mange tilfeller virke kontraproduktivt for vårt menneskerettighetsarbeid. Å ekskludere leverandører som følge av menneskerettighetsbrudd regnes derfor som siste utvei, og vi forsøker så godt det lar seg gjøre å først iverksette tiltak som gjør situasjonen bedre for de som er berørt.

OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct er klare på at det ikke er ønskelig at virksomheter kutter bånd til leverandører og forretningspartnere før andre mindre inngripende tiltak er forsøkt. Dette er også i tråd med FNs bærekraftsmål. Bauda ønsker primært å samarbeide med våre leverandører for at de av eget tiltak skal opptre i tråd med krav til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, og i tråd med våre standarder og retningslinjer.

Inngripende tiltak kan iverksettes ved mislighold. Bauda konsernets mulighet til å avslutte kontraktsforhold som følge av menneskerettighetsbrudd eller dårlige arbeidsforhold kan gi våre leverandører og forretningspartnere et incentiv til å opptre i tråd med våre standarder og retningslinjer. Derfor vil vi vurdere å utarbeide kontraktsvilkår for våre mest sentrale leverandører og forretningspartnere som gir oss adgang til å heve kontrakten ved gjentatte og omfattende brudd, og dersom de ikke iverksetter utbedrende tiltak.

Hva gjør Bauda for å ivareta menneske- og arbeidsrettigheter til fremmedarbeidere i leverandørkjeden?

Vi anerkjenner at fremmedarbeidere er sårbare for utnyttelse og tvangsarbeid. Vi er klar over at det er en risiko for at tvangsarbeid finner sted i vår leverandørkjede, og da særlig overfor fremmedarbeidere.

Baudas retningslinjer for leverandører stiller strenge krav til våre leverandører og forretningspartnere til å beskytte menneske- og arbeidstakerrettighetene til deres medarbeidere. Våre retningslinjer for leverandører forbyr tvangsarbeid og menneskehandel i leverandørkjeden. I tillegg til dette gjennomfører Bauda grundige aktsomhetsvurderinger i leverandørkjeden og hos forretningspartnere for å avdekke risiko for brudd på regler om anstendige arbeidsforhold og andre grunnleggende menneskerettigheter. Vi foretar disse undersøkelsene så grundig og effektivt som mulig, med de ressursene vi har tilgjengelig. Ettersom vi har mange leverandører og underleverandører, er vi nødt til å prioritere de leverandørkjedene og forretningspartnerne der vi ser at det er størst risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Dersom det avdekkes brudd eller risiko for brudd, vil Bauda iverksette passende tiltak og følge opp at tiltakene faktisk er effektive.